Autenticazione di copie di documenti

A tutti i cittadini che necessitano di copie autentiche di documenti originali.

La copia autentica consiste nella riproduzione totale o parziale di un atto o documento (intesi come), pubblico o privato, munita di attestazione di conformità all’originale sottoscritta da uno dei soggetti abilitati.

Gli unici presupposti richiesti per l’autenticazione di copia sono:

• che debba trattarsi di un documento, ossia di una rappresentazione di atti o fatti giuridicamente rilevanti, incorporata in un supporto fisico, predisposto da soggetto pubblico o privato;
• che il documento sia originale, ossia presenti caratteristiche di unicità e di autenticità tali da escludere che il medesimo possa essere la riproduzione totale o parziale di altro atto. Spetta comunque al funzionario competente il delicato compito di valutare il carattere di originalità dell’atto o del documento esibito.

L’unico limite, quindi, consiste nel fatto che occorre partire da un originale. Non è ammessa la copia di copia e non si possono effettuare autentiche di copie di un documento già autenticato (ad esempio sentenze del tribunale e atti notarili, in quanto l’originale è depositato presso le proprie sedi e solo loro sono competenti al rilascio della copia autentica). La copia deve essere il frutto di un processo che assicuri l’esatta corrispondenza al documento originale e la sua inalterabilità.

Nel caso in cui non vi sia la certezza assoluta che il documento mostrato in visione sia effettivamente un originale, o se la copia non risultasse identica all'originale, l'autentica non potrà essere effettuata.

Nell’impossibilità da parte del funzionario incaricato di effettuare un’autentica di copia, può essere adottata la soluzione prevista dall'art. 19 del DPR 445/2000: ovvero dovrà essere l'interessato a dichiarare, con apposita dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà, che il documento allegato è conforme all'originale riprodotto da file o altro, a seconda dei casi, magari indicando l'ubicazione della banca dati da cui il file è riprodotto. Tale dichiarazione è esente dall’imposta di bollo.

Limitandosi a dichiarare che la copia è uguale all’originale, non vi sono limiti a procedere anche su un documento redatto in lingua straniera, purché si sia sicuri che la copia è identica.

Le copie autentiche, totali o parziali, di atti e documenti possono essere ottenute con qualsiasi procedimento che garantisca la riproduzione fedele e duratura dell'atto o documento (articolo 18, comma 1 del DPR 445/2000).

L'autenticazione delle copie può essere fatta (articolo 18, comma 2 del DPR 445/2000):

• dal pubblico ufficiale che ha emesso l'originale
• dal pubblico ufficiale presso cui è depositato l'originale
• dal pubblico ufficiale per cui deve essere prodotto il documento
• da un notaio
• da un cancelliere
• da un segretario comunale
• altro funzionario incaricato dal sindaco.

La copia autenticata da uno dei soggetti sopra indicati è idonea per essere validamente presentata a qualsiasi soggetto pubblico o privato in luogo dell’atto o documento originale, in qualsiasi procedura o attività pubblica o privata.

L'autenticazione della copia è apposta in calce alla copia e deve contenere:

• l’indicazione se l’originale è depositato o conservato nei propri atti, oppure generalità e modalità di identificazione del soggetto che ha esibito l’originale (circolare Presidenza del Consiglio dei Ministri prot. N. 778/8/8/1 del 1968)

• la data e il luogo del rilascio
• il numero dei fogli di cui è composto il documento
• il nome, cognome, la qualifica, la firma per esteso del pubblico ufficiale autorizzato
• il timbro dell'ufficio. Se la copia dell'atto o documento è formata da più fogli, il pubblico ufficiale appone la propria firma a margine di ciascun foglio intermedio.

Il cittadino può sostituire l’autentica di copia con una sua dichiarazione di conformità all’originale utilizzando la dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà. Quest'ultima non deve essere autenticata, se presentata a una Pubblica Amministrazione o a un gestore di pubblici servizi.

Per far autenticare una copia occorre presentarsi personalmente in Comune con un documento di riconoscimento valido, la documentazione in originale e la copia da autenticare.

Vediamo di illustrare i passaggi fondamentali del procedimento di autenticazione di copia:

1. esibizione del documento originale
2. contestuale esibizione della sua riproduzione totale o parziale ottenuta con qualsiasi procedimento che dia garanzia della durata e della fedele corrispondenza dell’originale;
3. identificazione del soggetto che presenta il documento;
4. raffronto dell’originale e della copia, al fine di verificarne l’esatta corrispondenza;
5. l’attestazione di conformità con l’originale eseguita da uno dei soggetti competenti.

Nei casi in cui il documento esibito sia composto da diverse pagine o comunque particolarmente complesso tanto da rendere l’operazione di raffronto estremamente laboriosa, sarà il funzionario competente a procedere direttamente alla riproduzione del documento.

Ci si deve presentare allo sportello dell'ufficio anagrafe.

La copia autenticata del documento

Una marca da bollo da € 16,00. Se il documento da autenticare è costituito da più pagine, servirà una marca da bollo da € 16,00 per ogni 4 (quattro) pagine da autenticare.

Non applicabile

COPIA PARZIALE

Può accadere che di un documento serva solamente la copia di una parte limitata. In tal caso tale richesta verrà specificata e circostanziata nel corpo dell'autenticazione, fermo restando che le pagine di cui si chiede l'autenticazione dovranno essere copiate per intero, non è consentito coprirne una o più parti.

Mentre sulla copia è corretto indicare i “fogli”, indipendentemente dal fatto che siano utilizzati su un solo lato o su entrambi, dato che lo scopo è di garantire che il documento sia completo, sulla copia parziale verranno indicate di quante pagine è composto l’originale.

Non ci sono problemi a realizzare le copie da un solo lato anche se l’originale è fronte/retro, o viceversa.

Attenzione che “copia parziale” si può anche riferire alla perdita di informazioni nella copia: se un originale è a colori e la copia in bianco e nero verrà specificato.