Autenticazione di firma

A tutti i cittadini.

L'autenticazione di firma (o sottoscrizione) consiste nell'attestazione da parte di un pubblico ufficiale o del funzionario incaricato dal Sindaco, che la firma è stata apposta in sua presenza dall'interessato, previa identificazione (per conoscenza personale o previa esibizione di un documento di riconoscimento valido).

"Sottoscrizione” significa, in senso letterale, “scrivere sotto”. È quindi impossibile autenticare una sottoscrizione in bianco, dato che nel significato letterale del termine occorre che vi sia un qualcosa da sotto-scrivere, nonché per la necessità di verificare che l’autentica ricada nelle nostre competenze.

Sono competenti ad eseguire l’autenticazione:

1. notai
2. cancellieri
3. segretari comunali
4. dipendenti addetti a ricevere la documentazione
5. dipendenti incaricati dal Sindaco

L’autentica della sottoscrizione è di competenza dei notai (art. 72 Legge 89 del 1913). Le autentiche ad opera di soggetti diversi devono essere quindi intese come una deroga a questo principio generale, e non possono pertanto essere applicate a tutti i casi, bensì limitatamente a tipologie definite. L’incaricato del Sindaco non è un notaio e può autenticare la firma soltanto in atti le cui conseguenze sono previste dalla legge.

Alcune norme speciali attribuiscono al funzionario incaricato dal Sindaco la competenza ad autenticare firme in calce a:

• Passaggi di proprietà di veicoli 
• Atti relativi al passaggio di proprietà dei beni mobili registrati e la costituzione di diritti di garanzia su di essi, ovvero pegni ed ipoteche
• Quietanze liberatorie
• Dichiarazioni e deleghe in materia elettorale
• Atti previsti dal nuovo codice di procedura penale
• Consenso degli aspiranti all'adozione
• Buste per l’elezione dei consigli regionali o provinciali degli ordini professionali
• Dichiarazioni dei candidati e dei presentatori delle liste per l'elezione degli organi collegiali a livello di circolo-istituto scolastico
• Le istanze e dichiarazioni sostitutive rivolte a privati (ad esempio richieste rivolte a banche o assicurazioni
• Atti rivolti alla Pubblica Amministrazione o a gestori di pubblici servizi, se finalizzati alla riscossione da parte di terzi di benefici economici (esempio, delega al ritiro di una pensione o assegno di invalidità)

L’autentica può essere richiesta solo se il documento è:

• un’istanza
• una dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà
• una delega al ritiro di emolumenti economici della Pubblica amministrazione (pensioni).

NON si possono invece legalizzare, in quanto non ricadono nelle previsioni di legge, le dichiarazioni di volontà. Non si possono quindi legalizzare:

• procure
• deleghe
• diffide ad adempiere
• testamenti
• sottoscrizioni di polizze assicurative o prodotti finanziari
• autorizzazioni
• compravendite (fatti salvi i beni mobili registrati)
• rinunce ed in generale tutto ciò che non ricade nella definizione di istanza o dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà.

A volte si pensa che una delega possa essere legalizzata. In realtà è anch’essa una manifestazione di volontà. Non è dissimile, come categoria giuridica, da un testamento o un atto di donazione, che sono di competenza dei notai.

Il pubblico ufficiale che autentica informa l’interessato sulla responsabilità penale cui può andare incontro in caso di dichiarazione mendace. Infatti, si legalizza la firma, ma non si entra nel merito della veridicità del contenuto.

La legalizzazione delle firme dei notai, funzionari di cancelleria e ufficiali giudiziari rientra nella competenza della Procura della Repubblica.

Non occorre l'autentica per le istanze e dichiarazioni sostitutive che vengono presentate alla Pubblica Amministrazione o ai gestori di pubblici servizi, potendo adottarsi in tali casi la medesima modalità dell’autocertificazione. Queste ultime vanno presentate e firmate dall’interessato direttamente presso l’ufficio che deve riceverle, previa identificazione tramite un documento valido, oppure datate, firmate e spedite all’ufficio preposto via fax, a mezzo posta o tramite un incaricato munito di delega, unitamente alla fotocopia del documento di identità del sottoscrittore.

L’autenticazione della firma consiste nell'attestazione della sua autenticità, in calce ad una istanza da produrre a soggetti privati o a una dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà.

Possono essere autenticate esclusivamente le dichiarazioni sostitutive delle certificazioni, le dichiarazioni sostitutive dell’atto di notorietà e le istanze da produrre a soggetti privati.

La sottoscrizione delle domande per la partecipazione a selezioni ai fini dell’assunzione a qualsiasi titolo, in tutte le pubbliche amministrazioni, nonché ad esami per il conseguimento di abilitazioni, diplomi o titoli culturali, non è soggetta ad autenticazione.

Per gravi e comprovati motivi (malattia, invalidità ecc.), l’autenticazione della firma (ad esempio, nel caso di delega per la riscossione della pensione) può avvenire presso il domicilio del cittadino. La persona interessata dovrà attestare, con idonea certificazione, l’impossibilità ad allontanarsi dal domicilio e di essere in grado di intendere e di volere.

È necessario rivolgersi all'ufficio anagrafe del Comune.

Per i minorenni la firma deve essere apposta da chi esercita la patria potestà o dal tutore.

Per gli interdetti, la firma deve essere apposta dal tutore.

Per chi non sa o non può firmare, il pubblico ufficiale ne dà atto previo accertamento dell'identità del dichiarante.

L’autentica può essere richiesta solo se il documento è:

• una istanza
• una dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà
• una delega al ritiro di emolumenti economici della Pubblica amministrazione (pensioni).

L'autentica di firma per deleghe, autorizzazioni, procure, mandati sono di competenza del notaio o di altri pubblici ufficiali e non del funzionario incaricato dal Sindaco.

La firma deve essere effettuata dall'interessato davanti al pubblico ufficiale che deve autenticarla.

Nei casi di soggetti impossibilitati a firmare per motivi diversi occorre contattare direttamente il Servizio Anagrafe per ottenere informazioni volte a risolvere i casi specifici. Tali procedure, relative a persone che non possono sottoscrivere la dichiarazione, non sono consentite in materia di dichiarazioni fiscali.

Rilascio dell'autenticazione di firma dietro pagamento dell'imposta di bollo.

L' autentica è soggetta all'imposta di bollo (€ 16,00), a meno che non sia prevista l'esenzione da una norma di legge, che deve essere espressamente dichiarata dall'interessato/a all'atto della sottoscrizione.

Il servizio viene erogato allo sportello contestualmente alla richiesta.

Se il dichiarante è impossibilitato a firmare

Valgono le regole generali dell’art. 4 D.P.R. 445/2000, quindi l’incaricato del Sindaco accerterà la volontà del dichiarante, che deve essere resa liberamente senza costrizioni, verificherà, per quanto possibile, che sia in grado di intendere e volere e darà atto della volontà del sottoscrittore e dell’impossibilità materiale a sottoscrivere, senza fare cenno – per privacy – di quale sia il tipo di impedimento.

Se il documento è in lingua straniera

L’incaricato del Sindaco non autentica sottoscrizioni di dichiarazioni in lingua straniera.

I funzionari italiani possono operare solo su documenti redatti nella nostra lingua, per cui un documento straniero dovrà essere accompagnato da una traduzione opportunamente legalizzata.

Inoltre, il cittadino straniero può dichiarare solo stati, fatti e qualità personali certificabili o attestabili da parte di soggetti pubblici italiani.